Documents Under Control - Documents Under Control

Ga naar de inhoud

DC-Basics - De Titel van Je Document

Documents Under Control
Gepubliceerd door in DC-Basics · 6 juli 2016
Tags: BasicsDocumentControl
Het bedenken van  een goede naam voor je document is belangrijk. Vergelijkbaar met het  geven van een naam aan een kind. Misschien denk je nu, wat heeft dat er  nu mee te maken? Wel, het is misschien ver gezocht, maar dit was het  voorbeeld dat mij te binnen schoot toen ik zat te denken hoe ik dit  onderwerp het beste aan kon pakken.

Sommige  mensen hebben drie voornamen, soms twee, en soms maar één, maar binnen  een gezin vind je nooit 'Jan 1' en 'Jan 2'. Je kan meerdere personen  tegenkomen met de zelfde voornaam, maar de combinatie voornaam of namen  met de achternaam maakt de naam persoonlijk en uniek. Vroeger werd de  eerste zoon genoemd naar de vader, de tweede naar de opa, de eerste  dochter naar de moeder, de tweede naar de oma. De vader werd dan Sr. de  zoon Jr. Zo'n 150 jaar geleden is men daar van afgestapt. Zo is mijn  naam de verengelsing van Johannes Marinus, de naam van mijn opa, maar  ook naar mijn ooms naam Jan, die naar de VS emigreerde en mijn naam dus  een Engelse twist gaf. Tegenwoordig wordt de naam gekozen die je het  mooist vind. Een door mij zeer gewaardeerde werkgever gaf zijn dochter  de naam Balance. Dus het is geen gouden regel meer. Wat wel is gebleven  is dat de naam uniek is. De verschillende namen maken het makkelijker om  iemand aan te spreken, of te roepen.

In het  geval van een document kan het vaker voorkomen dat je een rapport 1,  rapport 2 etc. tegen komt. Als dit is wat u dacht, dan klopt dat. Alleen  net als in de naam van mijn voorbeeld met Jan 1 & 2 heb je dan nog  extra informatie nodig om te bepalen welk rapport je zoekt of nodig  hebt. In feite geld dus voor documenten hetzelfde als voor de naam die  iedere persoon krijgt. In het geval van een document heb je een  combinatie nodig van andere meta data. Zoals bijvoorbeeld een datum en  project nummer. Je hebt dus minstens drie meta data nodig om te bepalen  of je wat kan met het rapport.

De titel wordt dus bepaald door:

  • Het project waar het voor geschreven is
  • Type document
  • De datum
  • De schrijver

Waarom is de Titel zo belangrijk?
Eigenlijk  is er maar één reden dat de titel zo belangrijk is. De titel is een  belangrijk onderdeel van je identificatie mogelijkheden. Voor veel  mensen is het misschien wel het belangrijkste onderdeel van je document.  Als je iemand vraagt om te zoeken naar een document zal je negen van de  tien keer de titel van het document opgeven. De titel is vaak wat je  gevraagd zal worden. Daarom heeft rapport 1, 2 en 3 net zo weinig zin  als al je documenten 'document 1, 2 etc. te noemen.

Heb jij dat rapport/verslag al af?

Als  je gisteren de opdracht hebt gekregen om vandaag een rapport af te  leveren weet je over welk rapport het gaat. Maar weet je dat ook nog  over een maand?  

Over een maand, wanneer  je al bezig bent met een ander project of al meerdere rapporten hebt  geschreven. Grote kans dat die vraag dan een stuk minder duidelijk is.

Eisen?
Een titel moet kort zijn en moet in een oogopslag duidelijk maken met wat voor een document je te maken hebt:

Een titel moet voldoen aan de volgende eisen:

  • kort
  • een beschrijving zijn van het document
  • makkelijk te onthouden
  • snel leesbaar
  • uniek
  • voor anderen direct duidelijk wat voor een document het is

Zo is de volgende zin niet echt handig als titel van een document:
eerste software acceptatie test van software huppeldepup bedoeld voor de motor aandrijving

Ten  eerste is dit veel te lang en lastig om te onthouden, bovendien moet de  titel terugkomen in de filename, en zal je alleen het eerste stukje in  een windows verkenner of equivalent venster, in één opslag.

Dus hoe bepaal je een titel?
Waarschijnlijk  doe je het al automatisch, je gebruikt wat het document het beste  beschrijft. Maar een goede manier is om een bepaalde richtlijn op te  stellen.

Bij een rapport verwacht je geen tekening, en als er in de titel staat: 'SAT', verwacht je geen handleiding.

Als  er in je document nummer 'rep' als afkorting van 'report', is het niet  noodzakelijk dat je 'report' ook opneemt in je titel. Het maakt niet uit  of je het wel of niet doet, maar spreek dit van te voren af.

De  kans is zelfs groot dat een rapport al met een RAP of REP begint, of  misschien gebruik je wel een nummer dat overeen komt met een soort  document. In dat geval heeft het geen zin om dat in je titel te zetten.

Voorbeeld

We keren terug naar:
eerste software acceptatie test van software huppeldepup bedoeld voor de motor aandrijving versie 1

Die titel is niet handig, het voldoet niet aan de eisen. Beter is:
SAT Motor Aandrijving

Nu moet ik hier wel bij aanmerken dat er elders op het (voor-)blad andere meta data moet staan.
De datum, versie en schrijver dienen wel vermeld te worden, maar niet in de titel van het document zelf.
Ik heb echter wel eens een versie nummer in de titel voorbij zien komen, maar dat was altijd dubbel op.



© 2014 - 2022 Documents Under Control
Webdesign by: WWW.KOS4U2.NL
Terug naar de inhoud