Documents Under Control - Documents Under Control

Volgens wikipedia is een document:
een verzameling gegevens vastgelegd op een gegevensdrager¹

Een  document bestaat dus uit gegevens. Eigenlijk is dat niet helemaal  correct, of op zijn minst niet compleet. Het is de combinatie van die  gegevens die bepalen met wat voor een document je te maken hebt. Een  leeg blad is een blanco blad. Zet er je adres op en het is ineens van  betekenis veranderd. De vraag is nu waarom staat daar een adres op? Het  draait dus om context.

Context
Zet er  factuur op, en de betekenis van je adres veranderd al. Het verschil van  context is misschien al duidelijk wanneer je 'factuur' vervangt door  'Curriculum Vitea'. Dat komt omdat er door mensen afspraken gemaakt zijn  over welke combinatie gegevens je nodig hebt om een bepaald document te  creëren.

Laten we dus eerst beginnen met wat een 'gegevens' eigenlijk zijn.

Gegevens
Weinig mensen staan er bewust bij stil dat het niet het papier is dat iets een document maakt, maar de gegevens die erop staan.

Met  wat voor een document je te maken hebt wordt bepaald door de combinatie  van gegevens die je in/op het document kunt vinden. Een gegeven kan van  alles zijn. Van je naam, tot een lijst van waarnemingen of feiten. Een  voorbeeld dat iedereen kent is de factuur. Op een factuur staat behalve  het adres van de opdrachtgever in elk geval het bedrag dat betaald moet  worden, en misschien wel het meest belangrijke waarvoor je dat bedrag  moet betalen. Dit kan een product of dienst zijn. Hoewel die laatste  twee ongetwijffeld ook omgedraaid kunnen worden.

De gegevens  die op de factuur staan staan niet op zich. Het idee erachter is dat je  factuur voor meerdere doeleinden gebruikt kan worden. Zo dient het als  grondslag voor de belastingdienst (afdracht van belasting), de eigen  administratie (eigen boekhouding, en ter controle van wat is er gedaan  en hoeveel salaris iemand krijgt.), en voor de ontvanger (koper/afnemer)  is het vaak een garantiebewijs.

Daarnaast heb je gegevens die  eenmaal in context geplaatst worden iets compleet anders worden. Een  getal bijvoorbeeld. Laten we het getal 4 nemen. Dit kan van alles zijn,  bij een leeftijd is het nog heel erg jong. Maar neem 4 jaar werken voor 1  project, noemt men dat toch vaak al heel erg lang. Je kan de 4 ook als  geld eenheid gebruiken. 4 euro voor een dropje is duur, maar 4 euro voor  een auto hangt af van de definitie auto. 4 centimeter groei is veel  voor een boom, maar voor een kind weer weinig. 4 meter lopen is weinig,  maar 4 meter hoog water wordt vaak gezien als diep.

Hoewel het getal 4 dus een feitelijk gegeven is bepaald de context welke waarde er aan wordt gegeven.

Het is dus niet raar dat er afspraken gemaakt zijn over welke gegevens een bepaald document nodig heeft.

Het  bijzondere is dan ook dat een enkel gegeven op meerdere manieren  gebruikt kan worden. Laten we als simpel voorbeeld je eigen adres nemen.  Je adres is een statisch gegeven. Eenmaal gegeven veranderd er niets.  In een enkel geval krijg je een naamswijziging van je straatnaam, en ik  geef toe, het kan in uitzonderlijke gevallen zelfs voorkomen dat er via  een bestuurlijke herindeling ook een wijziging kan plaatsvinden in je  woonplaats/adres, zonder dat je van locatie veranderd. Toch geld dat het  voor de meerderheid niet meer veranderd, zonder daadwerkelijke  verhuizing. In mijn voorbeeld geld dat laatste dan ook als voorbeeld.  Hoewel een statisch gegeven wordt je adres veelvuldig en op  verschillende manieren gebruikt.
Het wordt voornamelijk gebruikt als:

WOONADRES
In  feite is je adres de plaats waar jij woont. Je adres bevind zich aan  een straat. Je straat bevind zich op haar beurt weer in een wijk (tenzij  je in een klein dorpje woont), dat vervolgens weer ligt in een  stad/dorp. Als er iemand langs wil komen kan je hem je adres geven. Aan  de hand van je straat kan je iemand dan ook aanwijzingen geven op welke  manier hij het beste bij jou kan komen. Mocht die persoon in een ander  land wonen, geef je ook je land op, en woont de persoon op een ander  continent, geef je de jouwe ook op.

Je adres is aan zoveel  meer gekoppeld dat je er eigenlijk niet meer bij stilstaat hoe één  gegeven op zoveel verschillende manieren gebruikt kan worden.

FACTURATIE ADRES
Het  type document bepaald wat voor een 'gegeven' je adres is. Bij een  factuur is je adres het factuur adres (het adres waar de rekening  daadwerkelijk of virtueel naar toe gestuurd zal worden).

Als je een opdracht uitvoert voor iemand is je adres juist het adres waar het geld naartoe gestuurd moet worden.

In  de gemeentelijke administratie is je adres het adres een inkomstenpost,  waarop belasting geheven wordt, terwijl voor subsidies je adres weer  een kosten post is.

BEZORGADRES
Tegenwoordig is het  heel normaal dat je online goederen besteld, die pakketjes laat je naar  je adres sturen. Hier kan je het nog iets moeilijker maken door te  zeggen dat het factuur adres niet hetzelfde hoeft te zijn als  bezorgadres. In dit geval kan de ontvanger hetzelfde zijn, maar wil de  persoon misschien het pakketje liever op haar werk bezorgd hebben, of  juist ophalen bij een ophaalpunt, of simpel weg bij iemand anders.

IDENTIFICATIE MIDDEL
Je  adres is ook een hulpmiddel bij het identificeren van iemand, Jan  Jansen in straat X is duidelijk iemand anders dan Jan Jansen in straat  Y.

Je gevoel kan anders zijn bij het geven van je adres  gegevens aan een ander. Zo zal je heel blij zijn als je een pakketje  gratis krijgt, of gekocht hebt waar je al lang naar uitgekeken hebt,  maar zal het overdragen van je adresgegevens minder zijn als je je adres  moet geven aan iemand die je net hebt aangereden met je fiets of auto.

Ik  wil met bovenstaande maar aantonen dat een 'document' niet zomaar een  document is. Het is belangrijk dat je uit de gegevens die er op een  document staan kunt halen wat je nodig hebt om er iets mee te doen. Dit  noemen we identificeren.

Je  hebt zoveel soorten documenten dat het bijna onmogelijk is om ze  allemaal op te noemen. Om toch een voorbeeld lijstje te maken: Verre van  compleet.