Na de vraag 'Waarom?' is de tweede vraag vaak 'Wanneer?'.
Eigenlijk horen deze twee dan ook bij elkaar, maar voor het overzicht heb ik ze gesplitst.
Document Control komt eigenlijk al om de hoek kijken als je een huismerk gaat maken.
Het ontwerpen van de huisstijl word vaak uitbesteed, maar daarna toch goedgekeurd, of afgekeurd en na overleg alsnog goedgekeurd. Dat is document control in een notendop, en daar heb je uiteraard geen document controller voor nodig.
Anders wordt het als je bedrijf zich bezig gaat houden met:
- Document management
- Archief management
- Efficiency
- Kwaliteits management
- Interne and externe distributie van veel documenten
- Change management
- Expediting
Een deel van het antwoord wanneer u Document control nodig heeft:
- Als men ISO gecertificeerd wil worden
- Als er veel op project basis nodig is
- Er veel documenten heen en weer gestuurd moeten worden ter keuring, review en goedkeuring.
- Als het opleveren van die documenten onderdeel uitmaken van de opdracht
- Als u de kwaliteit van uw documenten wilt waarborgen
Let op: Als u document control nodig heeft, betekend dat niet automatisch ook een document controller!
Laat ik een aantal voorbeelden noemen die met een goede documenten beheer voorkomen hadden kunnen worden
- Je, of je bedrijf is verhuisd naar een mooie nieuwe plaats. Sommigen van je werknemers gebruiken echter nog steeds het oude adres / briefpapier.
- Je ontvangt een document met revisie F, maar werkt zelf nog aan versie D. Wat is er gebeurd met de tussenliggende revisie E?
- Geheel volgens contract en je bedrijfsbeleid mogen documenten alleen ondertekend verzonden worden. In zijn haast heeft een werknemer echter het document zonder handtekening verzonden. Nu zit je met een klant die a) het document niet erkent en zegt het niet ontvangen te hebben, of b) je klant bevestigt het document en je zit ongewild aan een contract vast dat je veel geld kan kosten.
- Je werkt met templates, maar je werknemer mist de laatste aanpassing, omdat die met een lokaal opgeslagen document werkt.
- Je tekenaar is al dagen op zoek naar een tekening. Een document controller had het bij een goede implementatie waarschijnlijk al gevonden.
- Twee van je werknemers werken, zonder dit te weten, allebei aan het zelfde document.
- Er is een belangrijk document gezonden dat met spoed behandeld dient te worden om het contract binnen te halen. Helaas is het document naar de verkeerde persoon gezonden.
- Je documenten moeten voldoen aan de minimum eisen, een nieuwe werknemer is hier niet van op de hoogte en vergeet de revisie, datum en handtekening. Je krijgt na een paar dagen het document terug om
Bovenstaande problemen komen voor, een document controller is geen garantie dat het niet gebeurd, maar de kans wordt aanzienlijk verkleind.