Canceled, Superseded & Void - Documents Under Control

Het grootste verschil van mening schijnt er te bestaan over cancelled, superseded en voided. Het verschil zit hem vaak in de kleine dingetjes, en zo ook hier.

Ik heb ze voor het gemak op één pagina gezet, om ze makkelijker met elkaar te kunnen vergelijken.

Gedurende de design en productie fase kunnen er veel redenen zijn om een document overbodig te maken. Omdat je te maken hebt met meerdere partijen die via een contract aan elkaar verbonden zijn, kun je niet zomaar zeggen: 'We hoeven het niet meer te leveren, dus, klaar.'

Voor auditiability en accountability moet dit wel via een officiele weg.

Cancelled, Superseded en Voided zijn dus niet echt een verzoek om een actie, maar meer ter info. het verschil met Voor Informatie is dat er in tegenstelling tot Voor Informatie nu wel iets met deze informatie moet worden gedaan.

Het is dan ook meer een administratieve actie die vooral te maken heeft met het feit dat een nummer uniek hoort te zijn, en dus niet meer gebruikt kan worden.

Het kan heel goed zijn dat je slecht één van deze benamingen ooit te zien krijgt, omdat het niet helemaal duidelijk is wat het verschil precies is. En het verschil zit hem dan ook in de kleine details.

Superseded betekend dat je document is vervangen door een nieuwer document, of dat het vervangen is door een compleet nieuw artikel. In het Nederlands zouden we het ‘vervangen door’ (replaced by) kunnen noemen. Vraag me niet waarom het dan niet 'Replaced by' is, ik heb geen idee.

Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als een document is verstuurd, waarbij de response tijd is verstreken. Soms komt er dan toch nog commentaar binnen terwijl er al gewerkt wordt aan een nieuwere versie, bijvoorbeeld een nieuwe revisie die voor construction gestuurd gaat worden.

In dat geval reageer je niet meer op het desbetreffende document met de oude revisie, maar neem je het meteen mee met de nieuwe.

Het kan ook voorkomen dat een product vervangen wordt door een nieuwer model, waarbij de oude niet meer leverbaar is.

Bij het versturen van het document stuur je dan het laatste document met de laatste comments, en vermeld je op de transmittal dat de voorgaande revisie is superseded. In het geval van een nieuw product stuur je meteen het nieuwe document mee.

Het document blijft wel bewaard, het nummer is immers reeds gebruikt.

Het kan ook voorkomen dat een bepaald artikel niet meer nodig is.

Bijvoorbeeld,

In dat geval wordt het document van de oude opdracht gecanceld. Dit is niet hetzelfde als superseded, het document blijft immers geldig en wordt niet vervangen, er wordt slechts gekozen voor een andere oplossing! Het is ook niet hetzelfde als voided, er is immers al een document aan het nummer gekoppeld.

Stel je je een order voor waarbij je meerdere producten besteld. Een afzegging van 1 artikel op die lijst betekent niet dat de rest niet geleverd wordt, maar ook niet dat dat artikel ineens niet meer besteld kan worden door anderen. Of stel je een keuze voor een een cd in een gewone, luxe, of super deluxe versie voor. Je denkt geld te hebben voor slechts de gewone, wilt eigenlijk de duurste optie en blijkt die ook te kunnen kopen door bijvoorbeeld een korting ergens anders.

Het document blijft dus wel bewaard, er zijn misschien al arbeidsuren opgemaakt, het is voor dat specifieke project echter niet meer nodig.

Aan het begin van een project wordt er ter goedkeuring een lijst met documenten naar de vendor/opdrachtgever gestuurd.

De document nummers zijn dan ‘op papier toegekend’ aan een document (gereserveerd). Wanneer er tussentijds documenten niet meer nodig zijn worden ze gevoided. Ofwel, de niet gebruikte document nummers worden dan officieel van de lijst gehaald.

Dit is niet hetzelfde als gecancelled, bij gecancelled zijn er al documenten die in de review cycle beland zijn en waarvan het nummer dus in gebruik is.

Bij voiding zijn er nog geen documenten heen en weer gegaan, en is de locatie in feite ‘leeg’ of in de database ‘null’. Alleen op papier is het nummer toegekent. In feite is er op het nummer na niets om te bewaren.

Hier zou je kunnen denken aan een titel van een boek dat nog moet verschijnen. Tot het daadwerkelijk verschijnen van dat boek kan de titel nog wijzigen. Eenmaal uitgebracht is de 'werktitel' misschien veranderd en hoeft nergens meer bewaard te worden. Immers, het boek is gekoppeld aan een andere titel. En een titel zonder boek is slechts een nutteloos woord of zin.

In feite maakt het niet uit of je gecancelled of voided gebruikt, het verschil zit hem vooral in het gebruik in je database. Waarom dan toch deze uitleg?

Het gevolg van Voiding betekend eigenlijk dat de nummers eventueel weer hergebruikt kunnen worden, maar vooral dat een leeg veld verwijderd kan worden. Iets wat bij Cancelled of Superseded niet mogelijk is.

Voiding is dan ook vooral belangrijk voor de snelheid van je database.

Er is niets om te bewaren, met het nummer verdwijnt ook elke referentie naar dat document. Er komt ook niets voor in de plaats. Als je alleen werkt met een Excel sheet maakt het niet uit.