DC Invoeren? - Documents Under Control

Ga naar de inhoud
DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.

HOE ONTWIKKEL JE DOCUMENT CONTROL?

Het  mag duidelijk zijn dat het ontwikkelen van een document control  strategie niet over één nacht ijs gaat. Er hoort vooraf goed over  nagedacht te zijn wat er nodig is en waarom dat nodig is.
 
De vragen die daarbij gesteld dienen te worden zijn:

  • Wat willen we bereiken?
  • Wat hebben we?
  • Is dat voldoende?
  • Zijn we klaar voor een andere werkwijze?
  • Wat is ons budget?
  • Wie gaat wat doen?
  • Hebben we vergelijkingsmateriaal?
  • Wie gaat er met het nieuwe proces werken

Het beantwoorden van deze vragen is geenszins een garantie op succes. In  het bedrijfsleven wordt veel uitbesteed. In zijn boek "The Art of  Management" bespreekt Marcel Nieuwenhuis een aantal manieren van het  ontwikkelen van een bedrijfsstrategie. Er is echter nog een vierde  mogelijkheid die ik helaas vaker tegenkom. En dat is de Crash and Burn  aanpak.
 
Als  voorbeeld kan ik een bedrijf als voorbeeld geven, waarvan ik de naam  niet zal noemen. Dit bedrijf kocht een duur software pakket. Om kosten  te besparen was het standaard pakket uitgekleed tot het bare-minimum.  Ergens dachten ze toen dat er misschien toch een document controller bij  moest komen. En dat was ik, helaas was het beoogde doel met het  gekochte pakket niet toereikend. Een aantal pakketten moest weer tegen  meerprijs ingevoerd worden.

Op de  website stond: “Het beste is om ons pakket te ontwikkelen met behulp van  uw document controller.” Dat is dan zeer frusterend, voor het bedrijf,  voor de document controller en voor de ontwikkelaar.

Het  geeft aan dat er heel makkelijk wordt gedacht over document control. Zo  gaan bedrijven ervan uit dat document control een simpele taak is. Ik  zal nu niet verder gaan over de plaats van de document controller, dat  zal ik in een later hoofdstuk aangeven, maar vaak hangt de document  controller achteraan in de bedrijfshiërarchie. Maar document control kan  een bedrijf een goed imago geven als het bedrijf om zeep helpen.
 
Mijn  advies is dan ook om eerst te kijken naar de rol van de medewerkers.  Wie hebben we, wie gaat wat doen, hebben we nog andere expertise nodig.

Hieronder de drie manieren voor het ontwikkelen van een bedrijfsstrategie van Marcel Nieuwhuis:
Top Down techniek

In  de top–down benadering ontwerpbenadering worden de procesontwerpen  –veelal op wetenschappelijke en systematische wijze– door een kleine  ontwerpgroep vervaardigd. Voordeel is dat de ontworpen processen vaak  een sluitend en goed samenhangend geheel vormen. Nadeel is het gebrek  aan betrokkenheid van de werkvloer. Ook bestaat het risico dat allerlei  best practices te weinig in het procesontwerp worden meegenomen. De  praktijktoets vindt pas plaats als de processen implementatiegereed  zijn. (Nieuwenhuis 2003-2010)
Pendelbenadering

De pendelbenadering  tracht de voordelen van beide benaderingen te combineren. Er wordt een  ontwerpgroep gevormd die volgens de top–downbenadering werkt. Zij maken  alleen een globaal ontwerp dat zeer regelmatig en al vroeg na de start  door de bottom–up groepen beoordeeld wordt. In deze pendelsessies kunnen  de bottom–up groepen (vaak vrijwillig deelnemende ‘adoptie’  organisatie-eenheden) hun ervaringen en detailontwerpen kwijt. Door deze  kruisbestuiving wint het globaal ontwerp aan kwaliteit, terwijl de  activiteiten van de werkvloer in een vroegtijdig stadium stapsgewijs  gericht worden. (Nieuwenhuis 2003-2010)
Bottom Up

De bottom–up  ontwikkelbenadering benadering kiest daarentegen juist het startpunt in  de praktijk. Allerlei lopende ontwikkelingen worden samengevoegd en er  wordt geleerd van elkaars ervaringen en oplossingen. Dit is een groot  voordeel, maar het nadeel van deze benadering is dat er vaak een niet  dekkend, versnipperd en inconsistent geheel van processen ontstaat. (Nieuwenhuis 2003-2010)


Bronvermelding:
Nieuwenhuis, M.A., The Art of Management (the-art.nl), 978-90-806665-1-1, 2003-2010.
© 2014 - 2022 Documents Under Control
Webdesign by: WWW.KOS4U2.NL
Terug naar de inhoud