Doel van een document - Documents Under Control

Ga naar de inhoud
DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.

DOEL VAN EEN DOCUMENT

Elk document heeft een doel. Of het nu een kladje is of een uitgebreid rapport. Niemand schrijft zo maar iets op. Dus hoe klein ook, een kladje heeft ook een doel. Het doel zal vast een tijdelijk karakter hebben, bijvoorbeeld het telefoonnummer van iemand die je moet terug bellen.

Het is verstandig om een naam bij het telefoonnummer te noteren, zodat je weet wie je moet bellen. Het doel van het noteren van het telefoonnummer is dan een geheugensteun (1) en een agenda punt (2). In  een tijd van toenemende digitalisering is het kladje nog altijd veel te vinden.

Het belang van een document wordt bepaald door wat er op het document vermeld staat. Het belang vind vaak weerklank in de levenscyclus van je document. Een kladje verliest al snel haar belang (en beland dus al snel in de prullenbak). Een officieel document zoals je hypotheek documenten gaan vaak jaren mee.
  
1. Informatief
Iets anders wordt het als je een opdracht krijgt. De gegevens die je dan op 'papier' zet kunnen belangrijk zijn voor jezelf, maar ook voor de opdrachtgever. Het doel van je document zal uiteindelijk de opdrachtgever informatie moeten geven. Maar voordat je de uitkomst op papier zet, moet je informatie die eerst verzamelen. In dat geval maak je notities en aantekeningen van informatie die je nodig hebt en verzamel je informatie.  Uiteindelijk zal het doel van je verzamelde notities zijn om dit samen te vatten tot een overzichtelijk geheel. Uit de vele informatie bronnen haal je dan de informatie die jouw opdrachtgever de juiste informatie geeft.  
In feite zijn alle soorten documenten uiteindelijk bedoelt voor informatieve doeleinden, maar binnen document control zullen we zien dat er nog een doel is voor een document. Het geeft informatie wat je met het document moet doen.
 
2. Actie
Toch zijn niet alle documenten alleen informatief. Het zou heel makkelijk zijn om te zeggen dat elk document informatief is. Op sommige documenten moet je juist actie ondernemen. Zo zal je een factuur moeten betalen, een beslissing nemen op een offerte of commentaar moeten geven op een vraag voor een akkoord. Misschien kent u wel die brieven die u informatie geven, maar vervolgens een actie van u verlangen als u het er niet mee eens bent.

In sommige gevallen heb je juist documenten nodig die we moeten invullen. Laten we als voorbeeld formulieren nemen. Een leeg formulier betekent vaak dat het ingevuld moet worden, terwijl een ingevuld formulier vaak verwerkt moet worden in een digitaal systeem.

Sommige documenten moeten eerst besproken worden voordat ze definitief gemaakt kunnen worden. In dat geval is het document onderwerp van gesprek waar over en weer gevraagd zal worden om opbouwende feedback, commentaar of aanvullingen.
 
3. Communicatiemiddel
Het doel van een document kan ook een middel tot communicatie zijn. Het  schrijven van brief, of tegenwoordig helemaal hot, een Blog of Vlog  (Blog in videovorm), is vaak een uiting van onze mening, en een teken naar de buitenwereld wat je belangrijk vind, en waar je nu mee bezig  bent.

Tegenwoordig heeft een e-mail het medium brief vervangen, maar het is daarmee nog steeds een document. Met een document geven we dus onze kennis door aan iemand anders. Of als we juist informatie willen vergaren, is het document een middel waar iemand anders een actie op kan  ondernemen.

4. Kennis vergaren
Elk document geeft informatie. Informatie geeft nieuwe inzichten, vult  missende informatie aan, vult gaten op of geeft simpelweg een update op oude informatie. Met de opgedane kennis kan je een nieuw, geslaagd  document afleveren.
 
Conclusie
Het doel van een document is dus vaak informerend, een middel om iemand actie te laten nemen en een communicatie middel. Het één sluit het ander niet uit, en het belang van een document wordt vaak bepaald door wat voor een type document het is.

Slechts in een enkel geval zal het puur informatief zijn, aangezien een document eigenlijk altijd een doel heeft.
Een informatie folder bij een Concert lijkt geen doel te hebben, maar toch is het de bedoeling dat je er gemakkelijk en veilig mee je weg kan vinden over het festival terrein.



Voor het eerst gepubliceerd door J.K.A.Kos in Basics • 2015-11-03
Laatste update 2020-10-29: Editoriale update en tekstuele correcties
© 2014 - 2022 Documents Under Control
Webdesign by: WWW.KOS4U2.NL
Terug naar de inhoud