Normen en richtlijnen - Documents Under Control

Een bedrijf zonder regels en richtlijnen is als een schip zonder kapitein.

Hoe kan je iets afdwingen als er geen richtlijnen zijn waar iemand zich aan dient te houden?
En als er geen schriftelijke normen en richtlijnen zijn, betekent dit dan ook dat er geen regels zijn?

Vaak wel regels.
Zonder normen, regels en richtlijnen zou het wel eens een puinhoop kunnen worden, met ieder zijn/haar eigen regeltjes.

De kans dat er ook echt geen regels zijn is daarom klein.
Vaak is er bewust of onbewust wel al een manier van werken ontstaan door bijvoorbeeld onderlinge afspraken.

Het ontbreken van een norm of richtlijn op papier betekent dus niet dat die norm er niet is!
Het betekent vaak wel dat je van elkaar niet weet wat die persoon doet en waarom.

Angst?
Een van de grote uitdagingen in dit geval is dan ook om die regeltjes op papier te zetten.
Want op papier zetten zien veel mensen als ‘moeten’ en dat is wel ineens heel erg ‘definitief’ en vaak ook ‘eng’.

Het   kan dus voorkomen dat regeltjes die al jaren goed werken nu  ineens   voor onrust zorgen omdat het ineens op schrift moet staan. Soms  werkt   men al jaren op een bepaalde manier uit coulance. In de zin van:  ‘Ik   vind het nu niet erg, maar straks misschien wel’. Dat deze status  dan   al jaren voortduurt maakt niet echt uit. Als het op schrift staat is    het vrijblijvende ervan af, en dat is eng.

Op papier, of juist niet?
De   vraag is dan ook, moet je ze dan op papier zetten? Het antwoord is ja    als je ISO gecertificeerd wilt worden. Het antwoord is ook ja als je    vanuit bedrijfs- economisch oogpunt informatie management wilt gaan    invoeren of je bedrijfsprocessen wilt stroomlijnen.

Is   het dan ook altijd negatief? Nee, het betekent vaak dat er weer  over   nagedacht gaat worden en dat alle regeltjes gelijkgetrokken worden.  Zo   voorkom je dat bij de ene persoon iets wel kan, en bij de andere   juist  niet. Het kan namelijk ook ergens volledig uit balans geraakt  zijn  door  het recht van de sterkste.

Inzicht
Het   op schrift stellen van een norm, richtlijn of procedure is dus zeker    een goede inventarisatie of het personeel en alle middelen wel    effectief ingezet worden.

Zal iedereen ook blij zijn met de norm en/of richtlijn? Waarschijnlijk niet, maar de meerderheid wel.

Ik   heb het meegemaakt dat mensen prima meewerkten, precies vertelden  hoe   ze al jaren werkten. Maar toen ze het op papier lazen ineens  schokken   van de betekenis ervan en zich er ineens tegen gingen  verzetten.   Anderen zagen het dan juist weer als een bevestiging van wat  ze al   jaren dachten, maar nooit ter sprake durfden te brengen.

Duidelijkheid
Een   norm of richtlijn geeft dus vooral duidelijkheid. Normen en    richtlijnen zijn er ook niet alleen om je dingen te verplichten te   doen.  Het kan je namelijk ook helpen om dingen juist niet te doen, die    anderen juist wel willen dat je doet. Of om inzicht te geven hoe je    onder de meest ideale omstandigheden het beste kan werken. Het is dus    niet raar dat normen en richtlijnen erg belangrijk gevonden wordt.

Instellingen die zich bezig houden met normeringen en richtlijnen.
De   bekendste organisatie die zich met normeringen en richtlijnen bezig  houdt is ongetwijfeld de international standard organization (ISO), die    probeert voor alles een standaard te ontwikkelen.

Van   document control tot het verven van een gevel. Nu klinkt dat een   beetje  oneerbiedig, en waarschijnlijk is dat het ook, maar wat ik  ermee  wil  zeggen is dat er inmiddels zoveel normen en richtlijnen op   www.nen.nl  en iso.org zijn te vinden dat het al bijna een dagtaak is  om  de juiste  norm te vinden die jou verder helpt. En laten we eerlijk  zijn, het  kopen van die normen en richtlijnen van Nen en ISO is gewoon  duur. In dit hoofdstuk van normen en richtlijnen wil ik dan ook wat meer   ingaan  op welke normen en richtlijnen er zijn. Daarnaast heeft ISO er   een  handje van om documenten te breken. Daarmee wil ik zeggen dat je   vaak  een deel 1, 2 etc. ziet. Bijvoorbeeld documenten beheer, een norm  voor het faxen, voor het scannen, voor het digitaal opslaan. Ga er maar  aanstaan om dat allemaal uit te zoeken.

Het   Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) is het nationale orgaan  dat de   ISO-standaarden en Nederlandse uitgaven daarvan in beheer heeft  en  zorg  draagt voor hun ontwikkeling in Nederland.

Nieuwe norm is nieuw boek?
Met   elke nieuwe norm komt er tegenwoordig een nieuw boek uit dat je  ‘zal’   helpen met het verwerken ervan in je bestaande normen en  richtlijnen.   Zo zag ik laatst een boek van S Skipper.
How to Establish a  Document  Control System for Compliance with ISO  9001:2015, ISO  13485:2016, and  FDA Requirements: A Comprehensive Guide  to Designing a  Process-Based  Document Control System

How to  establish a document control  system, ik dacht dat dat wel interessant  kon zijn, maar het rare is dat zij verwees naar ISO 13485. Die kende ik  nog niet, ik was zeer  benieuwd naar  deze norm. Het bleek een norm voor  medical devices. En  voor medical  devices gelden andere regels dan  voor iemand die  tuingereedschappen  maakt bijvoorbeeld. En 65 euro (71  dollar)  neerleggen voor een boek is toch best veel geld, zeker als je  weet dat  die code waarschijnlijk niet  helemaal op jouw bedrijf van  toepassing  is. En als je dan keek naar het  aantal pagina’s (156) is  het niet raar  (hoop ik) dat ik het links heb  laten liggen.

Gelukkig is daar wel enigszins een oplossing voor, zo kun je ook volstaan met de aanschaf van ISO 9001 en ISO 9000.

Maar   het geeft aan dat het niet zo eenvoudig is om een iso normering  blind   toe te passen. En dat document control eigenlijk maar moeilijk te    standaardiseren is.