DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.
NORMEN EN RICHTLIJNEN
Gepubliceerd in Document Control · 28/2/2016 21:18:00
Een bedrijf zonder regels en richtlijnen is als een schip zonder kapitein.
Hoe kan je iets afdwingen als er geen richtlijnen zijn waar iemand zich aan dient te houden?
En als er geen schriftelijke normen en richtlijnen zijn, betekent dit dan ook dat er geen regels zijn?
En als er geen schriftelijke normen en richtlijnen zijn, betekent dit dan ook dat er geen regels zijn?
Vaak wel regels.
Zonder normen, regels en richtlijnen zou het wel eens een puinhoop kunnen worden, met ieder zijn/haar eigen regeltjes.
Zonder normen, regels en richtlijnen zou het wel eens een puinhoop kunnen worden, met ieder zijn/haar eigen regeltjes.
De kans dat er ook echt geen regels zijn is daarom klein.
Vaak is er bewust of onbewust wel al een manier van werken ontstaan door bijvoorbeeld onderlinge afspraken.
Vaak is er bewust of onbewust wel al een manier van werken ontstaan door bijvoorbeeld onderlinge afspraken.
Het ontbreken van een norm of richtlijn op papier betekent dus niet dat die norm er niet is!
Het betekent vaak wel dat je van elkaar niet weet wat die persoon doet en waarom.
Het betekent vaak wel dat je van elkaar niet weet wat die persoon doet en waarom.
Angst?
Een van de grote uitdagingen in dit geval is dan ook om die regeltjes op papier te zetten.
Want op papier zetten zien veel mensen als ‘moeten’ en dat is wel ineens heel erg ‘definitief’ en vaak ook ‘eng’.
Een van de grote uitdagingen in dit geval is dan ook om die regeltjes op papier te zetten.
Want op papier zetten zien veel mensen als ‘moeten’ en dat is wel ineens heel erg ‘definitief’ en vaak ook ‘eng’.
Het kan dus voorkomen dat regeltjes die al jaren goed werken nu ineens voor onrust zorgen omdat het ineens op schrift moet staan. Soms werkt men al jaren op een bepaalde manier uit coulance. In de zin van: ‘Ik vind het nu niet erg, maar straks misschien wel’. Dat deze status dan al jaren voortduurt maakt niet echt uit. Als het op schrift staat is het vrijblijvende ervan af, en dat is eng.
Op papier, of juist niet?
De vraag is dan ook, moet je ze dan op papier zetten? Het antwoord is ja als je ISO gecertificeerd wilt worden. Het antwoord is ook ja als je vanuit bedrijfs- economisch oogpunt informatie management wilt gaan invoeren of je bedrijfsprocessen wilt stroomlijnen.
De vraag is dan ook, moet je ze dan op papier zetten? Het antwoord is ja als je ISO gecertificeerd wilt worden. Het antwoord is ook ja als je vanuit bedrijfs- economisch oogpunt informatie management wilt gaan invoeren of je bedrijfsprocessen wilt stroomlijnen.
Is het dan ook altijd negatief? Nee, het betekent vaak dat er weer over nagedacht gaat worden en dat alle regeltjes gelijkgetrokken worden. Zo voorkom je dat bij de ene persoon iets wel kan, en bij de andere juist niet. Het kan namelijk ook ergens volledig uit balans geraakt zijn door het recht van de sterkste.
Inzicht
Het op schrift stellen van een norm, richtlijn of procedure is dus zeker een goede inventarisatie of het personeel en alle middelen wel effectief ingezet worden.
Het op schrift stellen van een norm, richtlijn of procedure is dus zeker een goede inventarisatie of het personeel en alle middelen wel effectief ingezet worden.
Zal iedereen ook blij zijn met de norm en/of richtlijn? Waarschijnlijk niet, maar de meerderheid wel.
Ik heb het meegemaakt dat mensen prima meewerkten, precies vertelden hoe ze al jaren werkten. Maar toen ze het op papier lazen ineens schokken van de betekenis ervan en zich er ineens tegen gingen verzetten. Anderen zagen het dan juist weer als een bevestiging van wat ze al jaren dachten, maar nooit ter sprake durfden te brengen.
Duidelijkheid
Een norm of richtlijn geeft dus vooral duidelijkheid. Normen en richtlijnen zijn er ook niet alleen om je dingen te verplichten te doen. Het kan je namelijk ook helpen om dingen juist niet te doen, die anderen juist wel willen dat je doet. Of om inzicht te geven hoe je onder de meest ideale omstandigheden het beste kan werken. Het is dus niet raar dat normen en richtlijnen erg belangrijk gevonden wordt.
Instellingen die zich bezig houden met normeringen en richtlijnen.
De bekendste organisatie die zich met normeringen en richtlijnen bezig houdt is ongetwijfeld de international standard organization (ISO), die probeert voor alles een standaard te ontwikkelen.
Een norm of richtlijn geeft dus vooral duidelijkheid. Normen en richtlijnen zijn er ook niet alleen om je dingen te verplichten te doen. Het kan je namelijk ook helpen om dingen juist niet te doen, die anderen juist wel willen dat je doet. Of om inzicht te geven hoe je onder de meest ideale omstandigheden het beste kan werken. Het is dus niet raar dat normen en richtlijnen erg belangrijk gevonden wordt.
Instellingen die zich bezig houden met normeringen en richtlijnen.
De bekendste organisatie die zich met normeringen en richtlijnen bezig houdt is ongetwijfeld de international standard organization (ISO), die probeert voor alles een standaard te ontwikkelen.
Van document control tot het verven van een gevel. Nu klinkt dat een beetje oneerbiedig, en waarschijnlijk is dat het ook, maar wat ik ermee wil zeggen is dat er inmiddels zoveel normen en richtlijnen op www.nen.nl en iso.org zijn te vinden dat het al bijna een dagtaak is om de juiste norm te vinden die jou verder helpt. En laten we eerlijk zijn, het kopen van die normen en richtlijnen van Nen en ISO is gewoon duur. In dit hoofdstuk van normen en richtlijnen wil ik dan ook wat meer ingaan op welke normen en richtlijnen er zijn. Daarnaast heeft ISO er een handje van om documenten te breken. Daarmee wil ik zeggen dat je vaak een deel 1, 2 etc. ziet. Bijvoorbeeld documenten beheer, een norm voor het faxen, voor het scannen, voor het digitaal opslaan. Ga er maar aanstaan om dat allemaal uit te zoeken.
Het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) is het nationale orgaan dat de ISO-standaarden en Nederlandse uitgaven daarvan in beheer heeft en zorg draagt voor hun ontwikkeling in Nederland.
Nieuwe norm is nieuw boek?
Met elke nieuwe norm komt er tegenwoordig een nieuw boek uit dat je ‘zal’ helpen met het verwerken ervan in je bestaande normen en richtlijnen. Zo zag ik laatst een boek van S Skipper.
How to Establish a Document Control System for Compliance with ISO 9001:2015, ISO 13485:2016, and FDA Requirements: A Comprehensive Guide to Designing a Process-Based Document Control System
Met elke nieuwe norm komt er tegenwoordig een nieuw boek uit dat je ‘zal’ helpen met het verwerken ervan in je bestaande normen en richtlijnen. Zo zag ik laatst een boek van S Skipper.
How to Establish a Document Control System for Compliance with ISO 9001:2015, ISO 13485:2016, and FDA Requirements: A Comprehensive Guide to Designing a Process-Based Document Control System
How to establish a document control system, ik dacht dat dat wel interessant kon zijn, maar het rare is dat zij verwees naar ISO 13485. Die kende ik nog niet, ik was zeer benieuwd naar deze norm. Het bleek een norm voor medical devices. En voor medical devices gelden andere regels dan voor iemand die tuingereedschappen maakt bijvoorbeeld. En 65 euro (71 dollar) neerleggen voor een boek is toch best veel geld, zeker als je weet dat die code waarschijnlijk niet helemaal op jouw bedrijf van toepassing is. En als je dan keek naar het aantal pagina’s (156) is het niet raar (hoop ik) dat ik het links heb laten liggen.
Gelukkig is daar wel enigszins een oplossing voor, zo kun je ook volstaan met de aanschaf van ISO 9001 en ISO 9000.
Maar het geeft aan dat het niet zo eenvoudig is om een iso normering blind toe te passen. En dat document control eigenlijk maar moeilijk te standaardiseren is.
(Tekst gaat verder in Procedures)