Nummeringsystemenen - Documents Under Control

Ga naar de inhoud
DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.

NUMMERING SYSTEMEN
Published op 16-04-2016

Overal waar ik kom zijn er wel problemen met de nummering van documenten. Om het overzicht te bewaren en een duidelijk onderscheidt te maken tussen je documenten is het handig om ze te nummeren.

Sterker nog, het is een verplicht nummer!
In de komende weken zal ik de nummering systemen naast elkaar zetten. Mocht je nog op zoek zijn naar een nummer, of de systematiek erachter, kan je hier uit putten.

In feite bestaan er bij nummering geen regels. Toch zijn er veel gestandaardiseerde nummering systeem die vaak te maken hebben met een bepaalde organisatie die de nummers uitgeeft. Er zijn veel soorten nummering systemen in omloop, die alle perfect werken, in de branche waarin zij voorkomen.

De eisen die we moeten stellen zijn:

- Het nummer moet uniek zijn
- Het mag niet te lang, hoewel dat geen eis is, maar eerder overzichtelijker
- Het moet voor iedereen duidelijk zijn
- Er moet een duidelijke onderscheid zijn
- Het moet herkenbaar zijn als een documentnummer.
- Het moet langer dan het project mee kunnen gaan.

Ëén van de meest bekende nummers is het ISBN nummer. Het is het meest gebruikte nummer ter wereld. Waarom? Omdat dit een internationaal nummering systeem is dat over de hele wereld hetzelfde werkt.
Zie de link om uitleg over de opbouw van het ISBN nummer te krijgen.

De Postcode
Bij een adres is er de postcode
Uiteraard wordt dit system al veelvuldig aangepast, of in-house gemaakt.

De Postcode bestaat ook uit vier delen.
Plaats – wijk – straat – huisnummer

2723TE + huisnummer.

De postcode is per land bepaald.

En wat te denken van je telefoonnummer?
Het is inmiddels een achterhaald nummering systeem, maar nog niet zo gek lang geleden bestond je telefoonnummer uit:
De regio code - wijknummer - diverse nummer.
Zo is 070 voor den haag, en Zoetermeer 079.

Dit nummer werd echter achterhaald door de
  • uitgifte van mobiele telefoonnummers (die allen met 06 beginnen)
  • Het aanbieden door telecombedrijven van vaste telefonie (die een andere 'wijkindeling' hanteren dan bijvoorbeeld KPN)
  • De mogelijkheid om je telefoonnummer mee te nemen bij verhuizing

Ik weet eigenlijk niet of dit nog steeds werkt bij KPN, maar ik neem aan van niet.

Conclusie
Het maakt dus niet uit hoe je je nummer samenstelt.
Toch is het handig om een paar regels in gedachte te houden.

Zo moet het nummer
- uniek zijn
- Niet te lang
- Het moet voor iedereen duidelijk zijn
- Er moet een duidelijke onderscheid zijn
- Het moet herkenbaar zijn als een documentnummer.
- Het moet langer dan het project mee kunnen gaan.

Zo is het opnemen van bedrijf, discipline, soort al voldoende om onderscheidend te zijn.

Zo noem je bijvoorbeeld een document geen DWG, tenzij het een PDF is waarop een tekening is afgebeeld.
© 2014 - 2022 Documents Under Control
Webdesign by: WWW.KOS4U2.NL
Terug naar de inhoud