Reden van verzenden - Documents Under Control

Ga naar de inhoud
DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.

REDENEN VAN VERZENDEN
Gepubliceerd op 30/03/2016

Binnen een bedrijf vind er veel communicatie plaats, tenminste zo zou dat moeten zijn. Naarmate er meer en meer gegevens rondgestuurd worden is het belangrijk om te weten waar alle documenten zich bevinden en in welke status.

"Business information en ISO normen vereisen dat je je documenten altijd kunt terugvinden."

Audeability en accountable betekent dat we op elk moment (bij benadering) moeten weten waar een document zich bevind, in welke status het document zich bevind en wat de daarbij behorende actie is.

Issued for..
Om die reden zijn er een aantal issue statussen bedacht, die redelijk gangbaar zijn binnen de diverse bedrijven. Toch moet ik altijd oppassen met iets automatisch aannemen, want zoals ik al schreef is de werkwijze niet altijd overal het zelfde.

Design en constructie fase
  • Issued for Information - Received for Information (informatie)
  • Issued for Comments - Received for Comments (Commentaar)
  • Issued for Approval - Received for Approval (Akkoord)
  • Issued for Construction / Received for Construction (Constructie)

Constructie fase
  • Issued for Final - Received for Final (Laatste versie)
  • Issued for As Built - Received for As Built (Zoals gebouwd)

In de afzonderlijke hoofdstukken zal ik ze verder bespreken, maar het geeft aan de ontvanger aan wat ze er mee moeten doen, of wat er van ze verwacht wordt. Over het algmeen hoeft er met For Information niet veel gedaan te worden, toch ben ik het tegengekomen dat bedrijven die ook gebruikten om For Comments aan te geven.

Het verschil tussen Final en As Built is over het algemeen het verschil tussen respectievelijk een document en een tekening. Toch moet je hier altijd goed uitkijken, want net zoals dat ik met 'documenten', meestal 'documenten & tekeningen' bedoel is het verschil soms niet altijd duidelijk aanwezig.

Omdat de redenen bij elk bedrijf anders kunnen zijn, en zelfs binnen een afdeling zelfs verschillend kunnen zijn, is het belangrijk om dit goed vast te leggen. De document controller kan vaak antwoord geven, of dit navragen.
© 2014 - 2022 Documents Under Control
Webdesign by: WWW.KOS4U2.NL
Terug naar de inhoud