Het identificeren is zo belangrijk bevonden dat er door de overheid, het bedrijfsleven en opleidingsinstituten en het Nederlandse Normalisatie-instituut een norm is opgesteld voor het indelen en uitwerken van documenten, de NEN 3126. In deze norm zijn voorschriften gegeven voor bijvoorbeeld:
- De kenmerken van het document : De titel, auteur, datum en plaats van opmaak, status markeringen zoals "draft" of "kopie" of "vertrouwelijk".
- De redactionele indeling : dit betreft het aanbrengen van differentiaties door middel van hoofden (headers), indelingstekens (markings), paragraven (paragraphs) en schrijfwijze.
- De typografische indeling : het gebruiken van een paginalay-out, marges, regelnummering, regelafstand en leestekens tot noten, verwijzingstekens en tabellen en figuren.
- Grootheden en eenheden : gebruik van symbolen en eenheden in met name formules.
- Getallen en geldbedragen : schrijfwijze van verschillende soorten getallen, zoals geldbedragen, telefoonnummers of bankrekening-nummers.
Let wel dit is een normering, hoewel niet verplicht maakt het naleven hiervan het een stuk makkelijker voor anderen. Zoals we later zullen zien zal het per bedrijf verschillen.
Bronvermelding:
1: Wikipedia: DOCUMENT - retrieved 12 januari 2012