DC - Wat is Document Control?

 

Document control is het ontwikkelen van een documenten strategie. Van het ontwikkelen van een huisstijl, de opmaak en lay-out van de vele documenten tot het opstellen van kwaliteitseisen waar de documenten aan moeten voldoen. Van het invoeren van deze procedures tot het controleren er van.

 

Toch is eigenlijk moeilijk uit te leggen. Het is de reden voor deze site, en de reden dat ik er zo veel vragen over krijg. Ik zelf zie document control als onderdeel van informatiemanagement, in feite onder de kop van functioneel beheer (BiSL). Functioneel beheer is volgens het BiSL principe het uitvoerend deel in informatiemanagement.

 

In feite komt de beschrijving van document control komt niet voor in informatiemanagement. Tijdens mijn informatica opleiding kwam document control niet één keer voor in de zin waarin ik werk. De functie omschrijving is in elk bedrijf anders, en de meningen lopen dan ook erg uiteen.

 

De vraag is dan ook: Hoort document control thuis binnen informatie management? En waarom vind ik van wel? U alleen kan bepalen welke functie DC binnen uw bedrijf vervult. Maar ik wil u wel helpen in het maken van uw keuze.

 

 

In feite heeft document control alles te maken met het heen en weer sturen van informatie tussen twee of meerdere partijen. (QEM Sollutions, 2015) Deze informatie kan alles omvatten, maar beperkt zich veelal tot documenten, tekeningen, correspondentie en e-mail. Voor elk bedrijf is dit ook anders. Evenals het belang dat een bedrijf hecht aan de ‘waarde’ van die documenten.

 

De uiteindelijke rol van document control is het veiligstellen van de kwaliteit van de goederen en diensten die een bedrijf produceert. Volgens Dawit Kassa helpt document control door het leveren van een gedegen framewerk en hulp bij het creëren en het gebruiken van documenten. (Kassa, D, 2015)

 

In de bedrijven waar document control een zelfstandige afdeling was, was duidelijk te merken dat er ook nagedacht werd over wat er te controleren viel, en vooral wat niet. Daar staat tegenover dat ik ook bij bedrijven heb gewerkt waar de document controller puur als doorgeefluik gezien werd.

 

Ook heb ik bij bedrijven gewerkt waar de document controller voor secretaresse werd aangezien (tot aan het koffie halen toe). Laten we zeggen dat qua kwaliteit controle deze laatste categorie weinig te maken kreeg met het controleren of alles wel juist verzonden werd.

 

Wat hebben de meeste functie omschrijvingen van een document controller gemeen?

 

 

Door deze taken verzorgen zij ook de taak van kwaliteit, controleren zij de voortgang en door hun rol kunnen en ze de voortgang van de documenten in de gaten (Expediting) houden.

 

Een ander logisch gevolg van deze functie is dat zij vaak de contactpersoon is (Single Point of Contact - SPoC).

 

Gelet op het belang van document control kunnen we dus stellen dat het een onderschat onderdeel is van informatiemanagement. 

Vaak veroorzaakt door: