Veel mensen zeggen niet te weten wat metadata is.
Wat ze waarschijnlijk bedoelen is dat ze niet weten dat 'er' een naam voor is, maar dat ze ook dit onbewust gebruiken.

Metadata is letterlijk alle informatie die jouw document beschrijft.

Een filename is niet hetzelfde als een titel. Een filename vraagt om extra informatie, om de gebruiker sneller bij het juiste document te brengen. Eigenlijk vraagt een filename dus om een wat uitgebreidere benadering, omdat er vaak een 'lijst' ontstaat van meerdere files. Hoe langer de lijst, hoe belangrijker de filenaam wordt.

Het bedenken van een goede naam voor je document is belangrijk. Vergelijkbaar met het geven van een naam aan een kind. Misschien denk je nu, wat heeft dat er nu mee te maken? Wel, het is misschien ver gezocht, maar dit was het voorbeeld dat mij te binnen schoot toen ik zat te denken hoe ik dit onderwerp het beste aan kon pakken.

Elk document heeft een doel. Of het nu een kladje is of een uitgebreid rapport. Niemand schrijft zo maar iets op. Dus hoe klein ook, een kladje heeft ook een doel. Het doel zal vast een tijdelijk karakter hebben, bijvoorbeeld het telefoonnummer van iemand die je moet terug bellen.

Het identificeren is zo belangrijk bevonden dat er door de overheid, het bedrijfsleven en opleidingsinstituten en het Nederlandse Normalisatie-instituut een norm is opgesteld voor het indelen en uitwerken van documenten, de NEN 3126. In deze norm zijn voorschriften gegeven voor bijvoorbeeld:

Wat is een document Voordat ik begin met document control is het misschien handig om uit te leggen wat een document eigenlijk is. Een document is immers de kern van document control. Het bepalen wat voor een document je in je handen bepaald je verder vervolgstappen. In een paar korte hoofdstukken ga ik daarom in op het begrip 'document'.