Gegevens - Documents Under Control

Ga naar de inhoud
DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.

GEGEVENS

Weinig mensen staan er bij stil dat het niet het papier is dat iets een document maakt, maar de gegevens die erop staan.

Met  wat voor een document je te maken hebt wordt bepaald door de combinatie  van gegevens die je in/op het document kunt vinden. Een gegeven kan van  alles zijn. Van je naam, tot een lijst van waarnemingen of feiten. Een  voorbeeld dat iedereen kent is de factuur. Op een factuur staat behalve  het adres van de opdrachtgever in elk geval het bedrag dat betaald moet  worden, en misschien wel het meest belangrijke waarvoor je dat bedrag  moet betalen. Dit kan een product of dienst zijn.

De  gegevens die op de factuur staan staan niet op zich. Het idee erachter  is dat je factuur voor meerdere doeleinden gebruikt kan worden. Zo dient  het als grondslag voor de belastingdienst (afdracht van belasting), de  eigen administratie (eigen boekhouding, en ter controle van wat is er  gedaan en hoeveel salaris iemand krijgt.). Voor de ontvanger  (koper/afnemer) is het vaak een garantie-, en eigendomsbewijs.

Daarnaast  heb je gegevens die eenmaal in context geplaatst worden iets compleet  anders worden. Een getal bijvoorbeeld. Laten we het getal 4 nemen. Dit  kan van alles zijn, bij een leeftijd is het nog heel erg jong. Maar neem  4 jaar werken voor 1 project, noemt men dat toch vaak al heel erg lang.  Je kan de 4 ook als geld eenheid gebruiken. 4 euro voor een dropje is  duur, maar 4 euro voor een auto hangt af van de definitie auto. 4  centimeter groei is veel voor een boom, maar voor een kind weer weinig. 4  meter lopen is weinig, maar 4 meter hoog water wordt vaak gezien als  diep.

Hoewel het getal 4 dus een feitelijk gegeven is bepaald de context welke waarde er aan wordt gegeven.

Het is dus niet raar dat er afspraken gemaakt zijn over welke gegevens een bepaald document nodig heeft.

Het  bijzondere is dan ook dat een enkel gegeven op meerdere manieren  gebruikt kan worden. Laten we als simpel voorbeeld je eigen adres nemen.  Je adres is een statisch gegeven. Eenmaal gegeven veranderd er niets.  In een enkel geval krijg je een naamswijziging van je straatnaam, en ik geef toe, het kan in uitzonderlijke gevallen zelfs voorkomen dat er via een bestuurlijke herindeling ook  een wijziging kan plaatsvinden in je woonplaats/adres, zonder dat je  van locatie veranderd. Toch geld dat het voor de meerderheid niet meer  veranderd, zonder daadwerkelijke verhuizing. In mijn voorbeeld geld dat  laatste dan ook als voorbeeld. Hoewel een statisch gegeven wordt je  adres veelvuldig en op verschillende manieren gebruikt.
Het wordt voornamelijk gebruikt als:

  • Je woonadres
  • Facturatie adres
  • Bezorgadres
  • Identificatie middel

Je adres is aan zoveel meer gekoppeld dat je er eigenlijk niet meer bij stilstaat hoe één gegeven op zoveel verschillende manieren gebruikt kan worden.

BEZORGADRES
Tegenwoordig is het heel normaal dat je online goederen besteld, die pakketjes laat je naar je adres sturen. Hier kan je het nog iets moeilijker maken door te zeggen dat het factuur adres niet hetzelfde hoeft te zijn als bezorgadres. In dit geval kan de ontvanger hetzelfde zijn, maar wil de persoon misschien het pakketje liever op haar werk bezorgd hebben, of juist ophalen bij een ophaalpunt, of simpel weg bij iemand anders.
WOONADRES
In feite is je adres de plaats waar jij woont. Je adres bevind zich aan een straat. Je straat bevind zich op haar beurt weer in een wijk (tenzij je in een klein dorpje woont), dat vervolgens weer ligt in een stad/dorp. Als er iemand langs wil komen kan je hem je adres geven. Aan de hand van je straat kan je iemand dan ook aanwijzingen geven op welke manier hij het beste bij jou kan komen. Mocht die persoon in een ander land wonen, geef je ook je land op, en woont de persoon op een ander continent, geef je de jouwe ook op.


IDENTIFICATIE MIDDEL
Je adres is ook een hulpmiddel bij het identificeren van iemand, Jan Jansen in straat X is duidelijk iemand anders dan Jan Jansen in straat Y.

Je gevoel kan anders zijn bij het geven van je adres gegevens aan een ander. Zo zal je heel blij zijn als je een pakketje gratis krijgt, of gekocht hebt waar je al lang naar uitgekeken hebt, maar zal het overdragen van je adresgegevens minder zijn als je je adres moet geven aan iemand die je net hebt aangereden met je fiets of auto.


FACTURATIE ADRES
Het type document bepaald wat voor een 'gegeven' je adres is. Bij een factuur is je adres het factuur adres (het adres waar de rekening daadwerkelijk of virtueel naar toe gestuurd zal worden).

Als je een opdracht uitvoert voor iemand is je adres juist het adres waar het geld naartoe gestuurd moet worden.

In de gemeentelijke administratie is je adres het adres een inkomstenpost, waarop belasting geheven wordt, terwijl voor subsidies je adres weer een kosten post is.
Ik wil met bovenstaande maar aantonen dat een 'document' niet zomaar een document is. Het is belangrijk dat je uit de gegevens die er op een document staan kunt halen wat je nodig hebt om er iets mee te doen. Dit noemen we identificeren.

Je hebt zoveel soorten documenten dat het bijna onmogelijk is om ze allemaal op te noemen. Om toch een voorbeeld lijstje te maken: Verre van compleet.


  • Aanmaningen
  • Agenda's
  • Aktes
  • Bank afschriften
  • Begrotingen
  • Contracten
  • Facturen
  • Handleidingen
  • Inkooporders
  • Jaarverslagen
  • Lesmaterialen
  • Lijsten
  • Loonstaten
  • Materiaal verbruik staten
  • Memo's
  • Overeenkomsten
  • Rapporten
  • Statistieken
  • Tekeningen
  • Uren declaraties
  • Verzekeringspapieren
  • Werkbriefjes
  • etc.
© 2014 - 2022 Documents Under Control
Webdesign by: WWW.KOS4U2.NL
Terug naar de inhoud