DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.
HET VERSTUREN VAN JE DOCUMENTEN (ISSUING)
Gepubliceerd door J.K.A.Kos · 30/03/2016
Issuing is het versturen van je documenten via de vooraf afgesproken, officiële manier.
Bij het maken van een product komen daar altijd documenten bij kijken. Dit kunnen bouwtekeningen zijn, diagrammen, overzichten, documenten.
Met name bij constructie/engineering bedrijven komt daar regelmatig overleg bij kijken, afspraken maken tussen jouw bedrijf en je opdrachtgever, of als jij de opdrachtgever bent met je onderaannemer.
Het versturen hoort officieel samen te gaan met een begeleidende pakbon. De transmittal genaamd. We gaan hier in een ander hoofdstuk verder op in. Voor nu is dat even genoeg om te weten. Hoe groter het eindproduct, hoe groter de 'stroom' aan documenten en tekeningen.
Waarom versturen we zoveel documenten?
Gelukkig gaat het tegenwoordig veel makkelijker. Alles is bijna digitaal. En hoewel er nog steeds bedrijven zijn die ook fysiek blijven sturen, gaat het meeste inmiddels digitaal.
Er zijn een aantal redenen waarom we documenten moeten versturen.
- De documenten die verstuurd dienen te worden hebben altijd te maken met de documenten die uiteindelijk verzonden dienen te worden.
- Een wijziging in het ontwerp moet goedgekeurd worden door de andere partij
- Er moet wederzijds gecontroleerd worden of de documenten voldoen aan de eigen eisen
- Er moet wederzijds gecontroleerd worden of de documenten voldoen aan de wettelijke eisen
- Het is ondoenlijk om elke dag 'om de tafel' te gaan zitten, het is dus sneller.
- Het eindproduct moet uiteindelijk terecht komen bij de eindgebruiker/opdrachtgever.
Bovenstaande wordt in principe twee keer herhaald. Tijdens de ontwerp fase en tijdens de constructie fase.
Misschien moet ik dat even uitleggen. In de ontwerpfase is alles in theorie mogelijk. In de praktijk zou het misschien niet goed uitvoerbaar kunnen zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan een pijpleiding die op papier perfect ligt, maar waar in de praktijk bijvoorbeeld niet genoeg ruimte is om moeren, schroeven of wat dan ook vast te draaien. Of de coating wordt toch veranderd, waardoor de ruimte te klein wordt.
Er zijn dus verschillende redenen om documenten heen en weer te sturen. Het is dus altijd belangrijk om bij het versturen van je documenten de reden op te geven waarom je de documenten verstuurd hebt.
Lees hiervoor verder in Redenen voor verzenden