Meta Data - Documents Under Control

Ga naar de inhoud
DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.

WAT IS METADATA

Veel mensen zeggen niet te weten wat metadata is.
Wat ze waarschijnlijk bedoelen is dat ze niet weten dat 'er' een naam voor is, en dat ze dit onbewust ook veelvuldig gebruiken.

Handig dus om een stukje te schrijven over wat ze er mee bedoelen en welke metadata zij verzamelen.

1. Metadata
Simpel gezegd is metadata data over data.

Je neemt een document, en met metadata kan je beschrijven wat dat document is. Vaak wordt deze metadata ook verwerkt in de bestandsnaam, maar dat is niet hetzelfde! Het belangrijkste doel is je document sneller te kunnen vinden. Metadata is letterlijk alle informatie die jouw document beschrijft.

2. Van boekenplank naar boekenkast, nut van metadata
Stel je hebt 3 boeken op je boekenplank. Dan is het simpel, als iemand je vraagt om een boek, vraag je om de schrijver en misschien de titel. Je hoeft niet eens om te kijken, je weet al of je het wel of niet hebt. Met drie boeken hoef jij alleen maar de kaft te zien van het boek om te vertellen waar het over gaat, wie het geschreven heeft etc.

Maar stel dat je 1000 boeken hebt, een goede bestandsnaam is een goede start. Dan is de schrijver en titel van het boek een mooi startpunt, maar iets minder makkelijk te vinden. Je hebt dan niet genoeg aan één boekenplank, maar meer aan een (hele grote) boekenkast, of meerdere boekenkasten. Met een beetje geluk staan de boeken op alfabethische volgorde.

Spaar je alle boeken van een bepaalde schrijver, én heb je meerdere uitgaven van één titel. Dan heb je het over 'uitgave',  'editie'. En met die termen heb je meteen een goede metadata te pakken. De vraag in welke format je de boeken hebt is weer een metadata kenmerk: digitaal (Ebook) of fysiek (Papier).

Mijn voorbeelden gaan weer alle kanten op, maar ik denk dat je het wel begrijpt.

3. Terug naar een document
Met metadata kan je veel meer informatie geven over een document dan alleen een bestandsnaam. Als jij drie versies hebt van een document is het makkelijker om de metadata 'V1, V2 en V3 te gebruiken. In een database kan je die loskoppelen van het document door een extra kolom op te nemen waarin je de versie opneemt.

Met die metadata kunnen anderen ook ineens overweg met jouw gegevens, mits goed ingevuld, maakt metadata het je makkelijker om wegwijs te worden uit al die documenten, die vaak door anderen, die in jouw folders staan.

4. Enkele voorbeelden
Elk document, boek, film of media heeft metadata die dat document juist uniek maakt.

Document
      • Project
      • Perceel
      • Auteur/schrijver
      • Soort document
      • Discipline
      • Verantwoordelijke
      • Projectleider
      • Startdatum
      • Einddatum
      • Etc.

Boek:
      • Schrijver
      • Jaar van uitgifte
      • Druk
      • Aantal pagina’s
      • Taal
      • Uitgever
      • Prijs
      • Papieren versie, audio, e-book
      • Etc.

CD
      • Artiest
      • Titel
      • Release datum
      • Tracks
      • Duur
      • Muziek Label of eigen beheer
      • Format: cd/dvd/lp/cassette/digital
      • etc.

Persoon
      • Voornaam
      • Achternaam
      • Man/vrouw
      • Geboortedatum
      • Single, getrouwd, gescheiden
      • Diploma's?
      • Woonplaats
      • In dienst
      • Uit dienst
      • Etc.

Film
    • Ik neem aan dat je inmiddels weet wat je hier kan invullen, toch?

5. Extra metadata
In bijvoorbeeld je database is ook de datum dat je het document veranderd hebt, de bestandsgrootte etc., versie revisie etc. metadata, gelukkig hoef je dat niet zelf in te vullen, dit wordt voor je gedaan (of je dat nu wilt of niet). Wat ik wil zeggen is, je kan het aantal van metadata zo uitvoerig maken als je wil. Vaak vind je de metadata in de informatie op een document, de grootste uitdaging is de door jouw gewenste metadata in te laten vullen.

6. Nadeel van metadata
Daarmee kom ik ook gelijk bij het grootste nadeel van metadata. Als het goed bijgehouden is, en wordt, heb je de perfecte zoekmachine die je je kan wensen. De keerzijde is natuurdlijk dat iemand het ook moet invullen en regelmatig controleren of de informatie nog up-to-date is. Het zoeken naar de juiste metadata is dan ook de balans vinden tussen het minimaal benodigde, en een overkill aan informatie. Als document controller wil ik graag zoveel mogelijk metadata, maar een engineer heeft daar geen zin in. Daarnaast, hoe meer metadata je verzameld, hoe meer kans op fouten er kunnen ontstaan.

Ideaal voor de document controller natuurlijk!




Origineel geschreven voor Wotty door J.K.A.Kos · 2020-02-11
Geplaatst 2020-10-30: Aangepast, verbeterd en uitgebreidt

© 2014 - 2022 Documents Under Control
Webdesign by: WWW.KOS4U2.NL
Terug naar de inhoud