DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.
DE PLAATS VAN DOCUMENT CONTROL
Als je wilt dat iets gecontroleerd wordt dan zorg je ervoor dat er een goede controle plaats vind.
Als je er zeker van wil zijn dat er goed gecontroleerd wordt zal die controle onafhankelijk moeten zijn.
Het is niet voor niets dat een accountantsverklaring afgegeven dient te worden door een extern, onafhankelijk bureau.
Om die zelfde reden zou er in het meest ideale geval een machtsverhouding op hetzelfde niveau gecreëerd moeten worden.
Het aanstellen van een document controller die verantwoording af moet leggen aan de project manager, en soms zelfs aan de lead engineer zelf is in mijn ogen dan ook niet echt verstandig. Het is immers hun werk dat je moet controleren.
En de meeste engineers en project managers maken ‘nooit’ fouten!
(Naar eigen zeggen dan)
Als je iets moet controleren, moet je ervan uit kunnen gaan dat dit zonder problemen kan gebeuren.
Als document controller moet je kunnen zeggen dat de front-sheet niet voldoet aan de eisen, of dat er voor de tiende keer geen handtekening op je document staat.
Dat is immers de nummer één reden waarvoor je bent ingehuurd.
Ik ga niet bepalen waar document control hoort te staan in de bedrijfsstructuur.
Ik heb er wel een gedachte over die toevallig ondersteund word door Prince2.
Support group volgens Prince2
Een goed functionerende controle apparaat hoort onafhankelijk te zijn.
Dat schreef ik hierboven al.
Document Control hoort om die reden dan ook niet onder een Lead Engineer of Project Manager te vallen. Het kan wel, maar dan moeten er heel duidelijke procedures zijn waaruit blijkt wat de taak is van de document controller.
Zelf adviseer ik het liefst om Document Control in te richten als een zelfstandig orgaan. Het wordt dan ingericht als Support Unit, wat volgens Prince2 ook als ‘Best Practice’ gezien wordt.
De taken en verantwoordelijkheden dienen in een procedure vast te komen liggen. Want de machtsverhoudingen zullen ten alle tijden op gespannen voet met elkaar leven. De procedure moet er voor zorgen dat het bij iedereen duidelijk is waarom een document controller bij je komt. En er dan ook op gereageerd dient te worden conform deze procedure.
Voordelen:
- Flexibiliteit: Een document controller kan op meerdere projecten worden ingezet, zonder dat de LE of PM er zich mee hoeven te bemoeien. Bij vakanties kan sneller geschakeld worden
- Betrouwbaarheid: Doordat de document controller niet onder een PM of LE valt kan die de DC-er ook niet bevelen af te wijken van de procedure.
- Efficiency: Document control kan zelf bepalen welke document controller er aan een project toegevoegd wordt.
- Aanspreekpunt: Er is een aanspreekpunt
- Duidelijkheid: Document control procedure is standaard en er is een aanspreekpunt voor de klant
- Continuïteit: Document controllers kunnen het werk overnemen van anderen, en twee weten meer dan een.
Nadelen:
- Kostenplaatje: Er zijn over het algemeen 2 DC-ers nodig om de continuïteit te waarborgen.
- Procedure: Er moet volgens een procedure gewerkt worden.
- Delegatie: Kan de PM zijn verantwoordelijkheden afstaan?
Redenen voor een te laag ingeschaalde document controller:
- Vaak is het budget te laag.
- Document control wordt onderschat
- Document control wordt niet nodig gevonden
- Men gaat ervan uit dat het een administratieve functie betreft, maar heeft eigenlijk geen idee wat het is.
Uitzonderingen
Uitzonderingen zijn natuurlijk altijd mogelijk. Een klein project behoeft geen meerdere document controllers,
daar kan je makkelijk met één document controller en misschien zelfs een administratief medewerker /-ster op zetten.
Ik heb ook bij een bedrijf gewerkt waar de engineers prima in staat waren om zelf document control uit te voeren.
Aan de opzet van de mappenstructuur hoefde ik niets te veranderen. Ze hadden alleen een steuntje in de rug nodig om ze op gang te helpen.
Het is dan ook zaak om altijd goed de nadelen en voordelen tegen elkaar af te wegen.
Kijk daarvoor ook vooral naar de hoofdstukken ‘Wanneer DC’ en ‘Waarom DC’.
Gepubliceerd in Document Control • 2015-12-22 21:45:00