DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.
Procedures
Gepubliceerd in Document Control ยท 28/2/2016 21:18:00
(Vervolg Normen en Richtlijnen)
In de basis kan ik een procedure
schrijven die ongeveer 50-70 % toepasbaar is. Voor elk bedrijf dat mij
inhuurt is dus grofweg de helft al klaar, dat is dus ook niet het
probleem. Het probleem zit hem in het zoeken naar de juiste balans in
de procedure waarin het bedrijf het beste past. Het is die wrijving
tussen die verschillende bedrijven die het werk voor mij zo
interessant maakt. Want DC moet zowel met de eigen, als andermans
documenten rekening houden, bewaken en controleren. En hoewel de
procedure van een bedrijf wel toegespitst is op dat bedrijf, moet het
ook bruikbaar zijn in de communicatie naar derden.
Richtlijnen
Voor alle normen geld dat het richtlijnen zijn. Als je als bedrijf kan verdedigen dat jouw oplossing beter werkt, is dat ook goed. Toen ik voor het eerst te maken kreeg met ISO was het idee erachter dat het vooral inhield dat de klant een klachtenprocedure kon verwachten. Het feit dat een bedrijf een ISO certificering heeft betekent dus niet dat zij hetzelfde werken als het bedrijf dat ernaast staat en ook een ISO certificaat heeft.
Voor alle normen geld dat het richtlijnen zijn. Als je als bedrijf kan verdedigen dat jouw oplossing beter werkt, is dat ook goed. Toen ik voor het eerst te maken kreeg met ISO was het idee erachter dat het vooral inhield dat de klant een klachtenprocedure kon verwachten. Het feit dat een bedrijf een ISO certificering heeft betekent dus niet dat zij hetzelfde werken als het bedrijf dat ernaast staat en ook een ISO certificaat heeft.
Voordelen van normen en richtlijnen
Ik denk dat de voordelen wel bekend zullen zijn. Mensen weten wat ze moeten doen, hoe ze het moeten doen, wanneer ze het moeten doen en wat ze niet moeten/mogen doen.
Het geeft houvast en bescherming tegelijk voor de werknemers.
Ik denk dat de voordelen wel bekend zullen zijn. Mensen weten wat ze moeten doen, hoe ze het moeten doen, wanneer ze het moeten doen en wat ze niet moeten/mogen doen.
Het geeft houvast en bescherming tegelijk voor de werknemers.
Nadelen van normen en richtlijnen
Het probleem met normen en richtlijnen is dat er ook nadelige gevolgen zijn, die we maar al te graag voor lief nemen.
Het kan leiden tot bureaucratie. Mensen gaan zich verschuilen achter die regeltjes. Het kan leiden tot ruzies en miscommunicaties over de interpretatie van de normen en richtlijnen. Het bekende welles/nietes spelletje.
Het kan leiden tot bureaucratie. Mensen gaan zich verschuilen achter die regeltjes. Het kan leiden tot ruzies en miscommunicaties over de interpretatie van de normen en richtlijnen. Het bekende welles/nietes spelletje.
Wat sommige bedrijven ook niet
altijd begrijpen is dat een te dicht getimmerde richtlijn kan leiden
tot fouten. Bijvoorbeeld als er een nieuwe collega bijkomt die
dezelfde regeltjes hanteerde, maar op kleine puntjes net iets anders
gewend is te werken.
Dit probleem doet zich overigens ook voor met de codes FI, FC en FA. Ik heb in bedrijven gewerkt waar ze FC en FR ingeruild hadden voor FI.
Het levert problemen op bij nieuwe werknemers.