Titel van je document - Documents Under Control

 

Het bedenken van een goede naam voor je document is belangrijk. Vergelijkbaar met het geven van een naam aan een kind. Misschien denk je nu, wat heeft dat er nu mee te maken? Wel, het is misschien ver gezocht, maar dit was het voorbeeld dat mij te binnen schoot toen ik zat te denken hoe ik dit onderwerp het beste aan kon pakken.

Sommige mensen hebben drie voornamen, soms twee, en soms maar één, maar binnen een gezin vind je nooit 'Jan 1' en 'Jan 2'. Je kan meerdere personen tegenkomen met de zelfde voornaam, maar de combinatie voornaam of namen met de achternaam maakt de naam persoonlijk en uniek. Vroeger werd de eerste zoon genoemd naar de vader, de tweede naar de opa, de eerste dochter naar de moeder, de tweede naar de oma. De vader werd dan Sr. de zoon Jr. Zo'n 150 jaar geleden is men daar van afgestapt. Zo is mijn naam de verengelsing van Johannes Marinus, de naam van mijn opa, maar ook naar mijn ooms naam Jan, die naar de VS emigreerde en mijn naam dus een Engelse twist gaf. Tegenwoordig wordt de naam gekozen die je het mooist vind. Een door mij zeer gewaardeerde werkgever gaf zijn dochter de naam Balance. Dus het is geen gouden regel meer. Wat wel is gebleven is dat de naam uniek is. De verschillende namen maken het makkelijker om iemand aan te spreken, of te roepen.

In het geval van een document kan het vaker voorkomen dat je een rapport 1, rapport 2 etc. tegen komt. Als dit is wat u dacht, dan klopt dat. Alleen net als in de naam van mijn voorbeeld met Jan 1 & 2 heb je dan nog extra informatie nodig om te bepalen welk rapport je zoekt of nodig hebt. In feite geld dus voor documenten hetzelfde als voor de naam die iedere persoon krijgt. In het geval van een document heb je een combinatie nodig van andere meta data. Zoals bijvoorbeeld een datum en project nummer. Je hebt dus minstens drie meta data nodig om te bepalen of je wat kan met het rapport.

De titel wordt dus bepaald door:

Eigenlijk is er maar één reden dat de titel zo belangrijk is. De titel is een belangrijk onderdeel van je identificatie mogelijkheden. Voor veel mensen is het misschien wel het belangrijkste onderdeel van je document. Als je iemand vraagt om te zoeken naar een document zal je negen van de tien keer de titel van het document opgeven. De titel is vaak wat je gevraagd zal worden. Daarom heeft rapport 1, 2 en 3 net zo weinig zin als al je documenten 'document 1, 2 etc. te noemen.

Als je gisteren de opdracht hebt gekregen om vandaag een rapport af te leveren weet je over welk rapport het gaat. Maar weet je dat ook nog over een maand?  

Over een maand, wanneer je al bezig bent met een ander project of al meerdere rapporten hebt geschreven. Grote kans dat die vraag dan een stuk minder duidelijk is.

Een titel moet kort zijn en moet in een oogopslag duidelijk maken met wat voor een document je te maken hebt:

• kort
• een beschrijving zijn van het document
• makkelijk te onthouden
• snel leesbaar
• uniek
  
• voor anderen direct duidelijk wat voor een document het is

Zo is de volgende zin niet echt handig als titel van een document:
eerste software acceptatie test van software huppeldepup bedoeld voor de motor aandrijving

Ten eerste is dit veel te lang en lastig om te onthouden, bovendien moet de titel terugkomen in de filename, en zal je alleen het eerste stukje in een windows verkenner of equivalent venster, in één opslag.

Waarschijnlijk doe je het al automatisch, je gebruikt wat het document het beste beschrijft. Maar een goede manier is om een bepaalde richtlijn op te stellen.

Bij een rapport verwacht je geen tekening, en als er in de titel staat: 'SAT', verwacht je geen handleiding.

Als er in je document nummer 'rep' als afkorting van 'report', is het niet noodzakelijk dat je 'report' ook opneemt in je titel. Het maakt niet uit of je het wel of niet doet, maar spreek dit van te voren af.

De kans is zelfs groot dat een rapport al met een RAP of REP begint, of misschien gebruik je wel een nummer dat overeen komt met een soort document. In dat geval heeft het geen zin om dat in je titel te zetten.

We keren terug naar:

Die titel is niet handig, het voldoet niet aan de eisen. Beter is:

Nu moet ik hier wel bij aanmerken dat er elders op het (voor-)blad andere meta data moet staan.

De datum, versie en schrijver dienen wel vermeld te worden, maar niet in de titel van het document zelf.

Ik heb echter wel eens een versie nummer in de titel voorbij zien komen, maar dat was altijd dubbel op.