DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.
WAAROM DOCUMENT CONTROL?
Document control is in feite een andere naam voor document management. In een steeds verder gaande digitalisering en geautomatiseerde (werk-)omgeving word het steeds belangrijker om een bepaalde vorm van document control in te voeren.
Zo'n twintig jaar geleden werkte ik bij een kantoorboekhandel en was ervan overtuigt dat mensen steeds minder zouden gaan printen. In het begin was dat ook zo, maar inmiddels zie ik bij bedrijven dat er juist steeds meer wordt geprint. Het is ook steeds makkelijker om 'even snel' een nieuw document te maken of die aan te passen. Onder het mom van 'even aanpassen' of kan jij 'even snel een lijstje maken voor ...' worden er in een handomdraai nieuwe gegevens gecreeërd. Het geeft aan dat het maken van een document gewoon, snel en makkelijk gevonden wordt.
In zijn boek 'Document Management for the Enterprise' (1996), schrijft Michael Sutton dat volgens ene James Martin slechts 10 tot 25 % van alle documenten binnen een bedrijf wordt beheerd. Dit was in een tijd dat er nog weinig kennis was over het beheren van documenten (Sutton, M, 1996). Opvallend is daarom dat IDC van deze zelfde percentages uitgaat in haar rapport over 2014 voor de periode 2015-2020. (EMC 204). Hoewel veel bedrijven richtlijnen hebben en procedures ben ik nog geen bedrijf tegen gekomen waar mensen niet voor eigen gemak 'even' een kopietje maken en opslaan voor later gebruik.
Er is dus veel werk aan de winkel om het aantal documenten onder controle te houden. Want hoewel het gemakkelijk is om een document te maken, die te bewaren. Het neemt uiteindelijk wel ruimte in op een schijf. En die schijf kost veel geld om te onderhouden.
ISO 9001
Daarnaast is Document control een vereiste binnen ISO 9001:2015. Het lijkt erop dat er wat meer vrijheid is gegeven aan Document control. Dit is mede ingegeven door de overgang naar een digitale omgeving (ISOFocus 11/12 2015). Daar staat tegenover dat ISO 9001 nu wel vereist dat documenten gecontroleerd worden. Het vrijblijvende heeft dan ook meer betrekking op de manier waarop een bedrijf dat wil invullen.
4.2.3
Control of documents
Documents required by the quality management system shall be controlled. Records are a special type of document and shall be controlled according to the requirements given in 4.2.4. (ISO 9001:2015, 2015)
In deze hoofdstukken worden duidelijk de review stappen beschreven die de meeste document controllers kennen.
Nu kan er nog enig verschil bestaan in de betekenis van 'shall'. Ik heb gewerkt bij bedrijven die mij wisten te vertellen dat shall vrijblijvend was. ISO is daar echter heel stellig in:
shall Whenever this word occurs in the standard, it is used to indicate a requirement that must be fulfilled.
should/may These words are used to suggest a course of action. They are never used to indicate a requirement that must be fulfilled.
can This word is used to indicate that there is a possibility of, or it is possible to, or you are able to. It is never used to indicate a requirement that must be fulfilled
EFFICIËNCY
Maar ook zonder een ISO standaard is het voor elk bedrijf van belang dat er met de laatste documenten gewerkt worden, dat er kwaliteit geleverd wordt en dat de klanten van je bedrijf terug komen.
De vraag zou dus eigenlijk moeten zijn: 'Waarom hebben wij nog geen Document Control!'
Gepubliceerd door J.K.A.Kos op 2015-12-18 20:35:00