DOCUMENTS UNDER CONTROL
Lees hier hoe documenten beheer u het leven makkelijker kan maken.
WAT IS DOCUMENT CONTROL?
Document control is een breed begrip. De invulling van document control verschilt per bedrijf en hangt vaak samen met het belang dat aan document control wordt gegeven. Door een alsmaar toenemende hoeveelheid documenten op de netwerkschijven neemt het beheren van de documenten een steeds belangrijkere plaats in op de werkvloer.
Document control is ook het ontwikkelen van een documenten strategie, het ontwikkelen van een huisstijl, de opmaak en lay-out van de vele documenten tot het opstellen van kwaliteitseisen waar de documenten aan moeten voldoen. Van het invoeren van procedures tot het controleren er van.
De meest voorkomende taak van de document controller is denk ik toch het controleren van alle uitgaande, en binnenkomende documenten. Het controleren vind dan plaats op basis van vooraf gestelde eisen en richtlijnen.
Dat klinkt misschien allemaal logisch en gemakkelijk. Toch is document control moeilijk uit te leggen en soms nog moeilijker om in te voeren. Het is de reden voor deze site, en de reden dat ik er zo veel vragen over moet beantwoorden.
Van document control naar document management
Ik zie document control zelf als onderdeel van document management, en zou zelfs zeggen onder informatie management. Er zijn ook steeds meer tekenen dat het bedrijfsleven dit ook zo ziet.
Tijdens mijn informatica opleiding kwam document control niet één keer voor in de zin waarin ik werkzaam ben. Het feit dat de functie omschrijving in elk bedrijf anders ingevuld wordt maakt het ook een ingewikkelde materie. De meningen over wat document control is lopen dan ook erg uiteen wat document control nu precies is.
De vraag is dan ook: Hoort document control thuis binnen informatie management? En waarom vind ik van wel? U alleen kan bepalen welke functie DC binnen uw bedrijf vervult. Maar ik wil u wel helpen in het maken van uw keuze.
Dus, wat is document Control?
In feite heeft document control alles te maken met het heen en weer sturen van informatie tussen twee of meerdere partijen. (QEM Solutions, 2015) Deze informatie kan alles omvatten, maar beperkt zich over het algemeen tot het controleren, beheren en archiveren van documenten, tekeningen, correspondentie en e-mail. Voor elk bedrijf is dit dan anders. Evenals het belang dat een bedrijf hecht aan de ‘waarde’ van die documenten.
De uiteindelijke rol van document control is het veiligstellen van de kwaliteit van de goederen en diensten die een bedrijf produceert. Volgens Dawit Kassa helpt document control door het leveren van een gedegen framewerk en hulp bij het creëren en het gebruiken van documenten. (Kassa, D, 2015)
In de bedrijven waar document control een zelfstandige afdeling was, was duidelijk te merken dat er ook nagedacht werd over wat er te controleren viel, en vooral wat niet. Maar in tegenstelling tot die bedrijven heb ik ook gewerkt bij bedrijven waar echt neergekeken werd op de document controller, “Gewoon doen wat ik zeg en anders is daar het gat van de deur”.
Laten we zeggen dat qua kwaliteit controle deze laatste categorie weinig te maken kreeg met het controleren of alles wel juist verzonden werd.
- Controleren op volledigheid
- Versturen/ontvangen/distribueren
- Identificeren
- Archiveren
- Controleren op de juiste revisie
Door deze taken verzorgen zij bijna automatisch de taak van kwaliteitscontrole, controleren zij de revisie en de voortgang van de documenten (Expediting).
Een ander logisch gevolg van deze functie is dat zij vaak de contactpersoon is (Single Point of Contact - SPoC).
Gelet op het belang van document control kunnen we dus stellen dat het een onderschat onderdeel is van informatiemanagement.
Vaak veroorzaakt door:
- Ideeën over wat document control precies is
- Onwetendheid
- Kostenoogpunt
- Het wordt al uitbesteed
Als we kijken binnen Prince2, staat document control perfect beschreven onder de noemer Project Support, dat volgens Prince2 op dezelfde hoogte staat als de Project Manager binnen de project chart. het probleem hier is dan ook de vraag welke verantwoordelijkheid wil een bedrijf werkelijk afstaan. Maar daar zal ik het verder over hebben bij het hoofdstuk "Plaats van document control".
Bronvermelding:
- Kassa, Dawit (2015-09-14). Document Control: Lifecycle and the Governance Challenge (Kindle Locations 285-289). . Kindle Edition.
- QEM Solutions, http://www.qemsolutions.com/assets/library/QHelp-A-Simple-Guide-to-Document-Control_1.pdf, retrieved 2-1-2015
Gepubliceerd door J.K.A.Kos in Document Control · 2015-11-02