Wat is een document? - Documents Under Control

Voordat ik begin met document control is het misschien handig om uit te leggen wat een document eigenlijk is. Een document is immers de kern van document control. Het bepalen wat voor een document je in je handen bepaald je verder vervolgstappen. In een paar korte hoofdstukken ga ik daarom in op het begrip 'document'.

Volgens wikipedia is een document: 
een verzameling gegevens vastgelegd op een gegevensdrager¹

Een document bestaat dus uit gegevens. Eigenlijk is dat niet helemaal correct, of op zijn minst niet compleet. Het is de combinatie van die gegevens die bepalen met wat voor een document je te maken hebt. Een leeg blad is een blanco blad. Zet er je adres op en het is ineens van betekenis veranderd. De vraag is nu waarom staat daar een adres op? Het draait dus om context.

Context
Zet er factuur op, en de betekenis van je adres veranderd al. Het verschil van context is misschien al duidelijk wanneer je 'factuur' vervangt door 'Curriculum Vitea'. Dat komt omdat er door mensen afspraken gemaakt zijn over welke combinatie gegevens je nodig hebt om een bepaald document te creëren.

Laten we dus eerst beginnen met wat een 'gegevens' eigenlijk zijn.